Decidir y Priorizar como Líderes Efectivos

Uno de los aspectos más cruciales y trascendentales en la vida de toda persona es el de tomar decisiones. ¿Cómo saber que estamos eligiendo la opción correcta? ¿Y si nos equivocamos? ¿Que tanta responsabilidad tengo con mis buenas o malas decisiones, a quiénes beneficio o a quiénes hago daño? Son dudas que nos asaltan a cada momento y que si no estamos preparados, como líderes efectivos, podrían bloquear o malograr la realización de los proyectos.

Las decisiones son sumamente importantes. A diario nos vemos enfrentados a tomar todo tipo de decisiones, pero, ¿En dónde aprendemos a tomar buenas decisiones? Algunos piensan que los padres son los primeros tutores que tenemos en la formación y deberían ser ellos los que nos orientaran en ese proceso. Pero, ¿Y qué pasa si ellos no saben y toman malas decisiones basados en una enseñanza errónea que se ha transmitido generacional o culturalmente durante muchos años?

Otros piensan que debería ser entonces la escuela la que logre corregir esa situación y enseñe a sus estudiantes a tomar buenas decisiones, al fin y al cabo se presentan como centros del saber, pero desafortunadamente, la realidad es que la enseñanza de las escuelas no se dedica a eso, al menos de manera intencionada, sino que deja su labor al repaso de contenidos, muchas veces carentes de sentido práctico y se ejerce la profesión solo para llenar unos requisitos dejando por fuera este aspecto tan importante para la vida.

Entonces vemos que aprendemos a tomar decisiones, basados en nuestras propias experiencias y en la experiencia transmitida por los padres, al fin y al cabo "Somos lo que hacemos repetidamente" como lo dijera Aristóteles.

Una persona promedio toma unas 35 mil decisiones diarias, desde la más elemental hasta las más complejas. Los expertos consideran que si realizáramos solo una pequeña mejora, estaríamos haciendo una gran diferencia en los resultados. Todo lo que estamos viviendo hoy en día, desde lo individual hasta lo global, es el resultado de decisiones que se tomaron en el pasado, así que todo cuenta.

¿Cómo cambiaría tu vida si pudieras tomar mejores decisiones?

Si tenemos en cuenta que tomar decisiones entre algo bueno y algo, evidentemente malo, pues la vida sería muy fácil. Pero si tenemos que elegir entre dos alternativas, o más, aparentemente buenas en diferentes aspectos, esto ya requiere un grado mayor de análisis y ahí es donde radica la dificultad. Considerar los elementos que se tiene frente a las distintas alternativas requiere que nuestra escala de valoración sea la correcta y que podamos medir las consecuencias de llegar a tomar esta u otra decisión. Aquí entra en juego una noción que se conoce como aprender a priorizar.

El Error Más Común: No diferenciar entre las decisiones consecuentes de las que no son consecuentes 

Las decisiones NO consecuentes son aquellas que podemos revertir fácilmente, generalmente se pueden tomar de manera rápida y no requieren mayor gasto de tiempo y de energía. Este error es bastante frecuente cuando permanecemos en un nivel superficial del conocimiento de la vida, no prestamos la suficiente atención a lo que hacemos, sencillamente nos dejamos llevar por los acontecimientos. Según los sabios, es como dejar el control de nuestra vida al alma animal, actuar con impulsos básicos y elementales, únicamente reaccionando de manera instintiva ante todo acontecimiento. No es la mejor manera de vivir pero muchos lo prefieren así porque temen asumir la responsabilidad de su vida. Siempre será más fácil culpar a otros por los resultados.

A veces dedicamos una cantidad gigantesca de tiempo y recursos simplemente para tomar decisiones sencillas, y esto solamente logra complicarnos la vida. Le estamos dando demasiada trascendencia indebida a situaciones que no lo ameritan, o peor aún, estamos queriendo tomar decisiones por otros que si tendrían la responsabilidad de hacerlo.

Las decisiones consecuentes, en cambio, son aquellas que tendrán un impacto significativo en la vida y que, muy probablemente, una vez tomadas no permitirán echarlas para atrás, toca seguir adelante a todo costo, asumiendo la responsabilidad de haberlo hecho.

Aquí el error que cometemos a menudo es todo lo contrario al caso anterior, no prestar la debida atención a algo que sí es verdaderamente importante. Tomamos decisiones a la ligera, sin analizar y medir su impacto a futuro, y luego sufrimos las consecuencias.

Coling Powell, el destacado general estadounidense de 4 soles, fue Secretario de Estado durante la administración del presidente Bush. Llegó a decir que

 "Nunca debes tomar una decisión con menos del 40% de la información necesaria, pero si esperas hasta tener más del 70% habrás esperado demasiado tiempo." 

Cabe destacar que el gobierno de los Estados Unidos creó el programa de Liderazgo Colin Powell para inspirar a los futuros líderes del Servicio Civil.

La paradoja que se presenta en la toma de decisiones consecuentes es que demandan mucha energía, pero debemos tener un margen, de lo contrario, quedaremos bloqueados y el factor oportunidad juega un rol importante aquí.

Cuánto tiempo hemos esperado a dar el siguiente paso en la toma de una decisión muy importante pero se ha pasado el tiempo y no lo hemos hecho, seguimos esperando a ver si la vida nos envía más señales. Así que, raras veces vamos a tener el 100% de la información necesaria para tomar la decisión correcta, y  entra en juego un segundo factor para ser tenido en cuenta, se trata de la intuición.

Este factor es sumamente clave en la toma de cualquier decisión, ya que, indistintamente del resultado obtenido, si te gustó o no te gustó el resultado, debes poder vivir con la decisión. No importa si salió bien o si salió mal, debes aceptar el resultado producto de tus buenas o malas decisiones y aprender en el proceso, esto se conoce como "mejora continua" y es lo que practican los líderes altamente efectivos. Albert Einstein dijo alguna vez que no podrás obtener resultados distintos si continuas haciendo siempre lo mismo.

La solución sería entonces, ser rápido con las decisiones que no son consecuentes y tomarnos un tiempo para las decisiones consecuentes.

Aprendamos a tener un sistema.

Si aprendemos a tomar decisiones basados en nuestros valores y estos son los correctos, ética y moralmente, será imposible tomar malas decisiones. Porque las decisiones que tomamos son una expresión de quienes somos, indistintamente del resultado.

Es claro que el requisito para que funcione este sistema es que hayamos aprendido a conocernos profundamente, lo cual no es nada fácil y requiere la practica de la introspección y la auto-evaluación constante. Ya lo hemos mencionado en otros artículos, los valores son leyes, son como señales de tránsito que nos ayudan a conducirnos por la vida, regulan y mantienen el orden, y  cada uno organiza la escala de valores de forma subjetiva: Un sistema de valores.

1- No existen las "prioridades", solo puede existir UNA prioridad. No fue sino hasta principios del S. XX que se conoció la palabra prioridades (en plural). La palabra Prioridad proviene del latin priori que significa "anterior" que precede a algo, que depende de ello, por lo tanto, solo existe UNA prioridad, una a la vez. Luego, es un error enunciar algo así como "las 5 prioridades de un proyecto o de una empresa, etc." simplemente está mal empleado el término. 

Así mismo la organización de la escala de valores, o sistema, como prefiera llamarlo, también debe presentar una jerarquía, el valor que considera más importante irá de primero y así sucesivamente, teniendo en cuenta que es sabido ya que los valores no se contraponen entre sí. Ese orden es el que le da congruencia  a lo que cada ser piensa, habla y hace.

De hecho, nuestro propio cerebro ha sido condicionado para pensar en el modo "prioridades", como si fueran un conjunto aleatorio, y esto sucede porque de esta manera el individuo se siente más cómodo que si tuviera que elegir una sola prioridad entre todas ellas.

Un ejemplo que grafica mejor lo que sucede es el de un aspersor de agua en un jardín. Un chorro de agua se divide en varios chorros, mas delgados, con menos fuerza, pero que abarcan mucha más área. Esto es eficiente para un jardín, pero no para la toma de decisiones consecuentes, ya que de la concentración y el enfoque que es tan importante, depende que se tomen decisiones acertadas, no de múltiples pensamientos dispersos como lo enseña la practica de la multi-tarea que hoy en día es un modelo bastante discutido.

La persona debe decidir si decide ser aquel aspersor de agua y estar en todos lados o ser un rayo láser que se mantiene enfocado. Recuerda que cada uno podemos hacer lo que sea, pero no deberíamos hacerlo todo. La toma de decisiones está asociada con la idea de incisiones, y esto es una habilidad de los líderes altamente capacitados, ya que en el momento de decidir se está cortando y desechando. Se corta para quedarse con lo que verdaderamente interesa, con lo que tiene relevancia y se desecha lo otro, muchas veces en un proceso doloroso de dejar ir. ¿La solución? Elige una sola cosa.

¿A cuántos líderes de grupo o equipos de trabajo no les ha pasado que prefieren hacer el trabajo de los demás solamente para no dañar la "armonía" del grupo, la unidad del equipo? Esto no es saludable para ningún líder, porque, finalmente, terminará cargando con toda la responsabilidad de un equipo que no contribuye para nada. El mejor consejo es cortar y desechar, no se preocupe, ya que solo está haciendo espacio para que lleguen las personas que si le van a contribuir de verdad.

2- La Regla del 80/20: También conocida como la Ley de Pareto (El economista italiano Vilfredo Pareto formuló esta ley a finales del siglo XIX). Este personaje notó que el 80% de las tierras era de propiedad del 20% de la población y comenzó a percatarse que el modelo se aplicaba a un sinfín de ámbitos. 

De ahí concluyó que el 20% de las Causas era el responsable del 80% de los Efectos. Veamos un ejemplo con un grupo en el que se tienen unos 150 integrantes, y tan solo el 20% de ellos se reúne regularmente, se siente firmemente comprometido o son los que aportan para el grupo. ¿Y el restante 80% dónde está?

Lo que pasa es que en la labor del liderazgo efectivo, también se está hablando de relaciones y esto suele ser algo confuso, ya que nos inclinamos a pensar que todos son iguales, entonces dedicamos la misma cantidad de tiempo a todo y a todos por igual y eso es un error ya que, en nuestra organización, estaríamos dedicando el 80% de nuestro tiempo y recursos en la parte del equipo que apenas produce el 20% de los resultados.

La habilidad más preciada en un líder efectivo es que sabe cómo administrar el tiempo y los recursos adaptándose a cada tipo de sujeto del equipo para que trabajen juntos. Esa es la mejor manera de dirigir logrando que todo su equipo sea mejor hoy que ayer, motivando a los que lo necesitan y dejando ser a los que ya saben hacer lo suyo sin necesidad de grandes estímulos.

Un líder efectivo sabe disponer el 80% de su tiempo en ese 20% de miembros productivos del equipo para que generen más resultados. Este concepto también es aplicable a todo individuo. Si cada uno de los estudiantes fuera dedicado a lograr su objetivo, invertiría el 80% de su tiempo a aquello que le hace crecer, estudiaría más, vería menos vídeos en redes sociales y aprovecharía mejor el tiempo. A estas alturas, vale la pena realizar una auto-evaluación y saber en que estás invirtiendo la mayor parte de tu tiempo y de tus recursos, medir como va tu avance y si aún estás enfocado en alcanzar tu meta.

Surge la pregunta para aquellos que sienten que son parte de ese grupo del 80% que solo están ahí, pero que no generan grandes resultados. ¿Qué pueden hacer para salir de esa "masa"? Enfocarse en una sola cosa, en generar resultados.

Suelo preguntar a las personas que acuden al Centro de Estudios Noajidas en Colombia, ¿Cuales son tus objetivos? ¿Por qué estás aquí? y ¿Hasta dónde quieres llegar? Parecen preguntas fáciles pero en muchas ocasiones no encuentran la respuesta adecuada.

Aclaro, un  líder efectivo debe valorar a todas las personas por igual, pero no puede invertir en todos por igual, generen o no generen resultados, todos somos valiosos. En todo equipo encontraremos algunos novatos, tal vez una mayor cantidad de esos que "solo están ahí" y unos muy pocos "jugadores clave" que son aquellos que realmente disfrutan hacer lo que hacen y aportan de si mismos más de los que se les pide. Estos serán los futuros líderes, los que continuarán el trabajo cuando el líder efectivo ya no esté.

3- La Prioridad se mueve: Esta es la razón por la que afirmamos que la adaptabilidad es la mejor capacidad que puede tener un líder efectivo, porque nada es estático, todo es dinámico, con el tiempo todo cambia y la prioridad también va a cambiar.

Según el filósofo escocés Thomas Reid, fundador de la escuela filosófica del Sentido Común en el S. XVIII, "una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil" esto quiere decir, obviamente que por más resistente que sea una cadena, si tiene una parte débil o deteriorada, es por ahí por donde se romperá.

Por eso es mejor trabajar sobre procesos, por etapas y no sobre proyectos, porque, entre todas sus virtudes, la que tiene que ver con este tema de saber priorizar y tomar buenas decisiones, es la alternativa que nos permite transferir la carga (de tiempo, de esfuerzo, de recursos, de atención, etc.) de acuerdo con el momento en el que se encuentra el proceso a desarrollar y hacerlo de forma ciclica. Así evitamos el desgaste prematuro e inútil de los miembros del equipo.

Les sugiero que lean el artículo que escribí al respecto, hace algún tiempo, comparando las dinámicas de trabajo de algunas Comunidades Noajidas "Elegir entre Procesos vs. Proyectos"

Recuerda: "Si yo cambio, Todo Cambia".

Para tener en cuenta:

• No dejes que los hechos adversos se interpongan en el camino de una buena decisión.
• El permanente optimismo es una fuerza multiplicadora.
• ¿Tienes una visión? Se exigente.
• Cuida los pequeños detalles.
• Se cuidadoso con lo que deseas, podrías conseguirlo.
• No te dejes llevar por tus miedos o por tus detractores.
• No puedes tomar las decisiones de los demás y tampoco debes dejar que nadie más tome las tuyas.
• Nada es tan malo como piensas, se verá mejor en la mañana.
• Comparte el crédito, se humilde.